Khi nói đến ứng dụng doanh nghiệp, cụm từ “miễn phí” không phải lúc nào cũng có nghĩa là tốt nhất cũng như “dễ dàng” hay “thuận tiện”. Trong khi các doanh nghiệp nhỏ với mức tài chính hạn hẹp có thể bị cám dỗ bởi lời hứa hẹn về một ứng dụng trực tuyến miễn phí, dễ dàng đáp ứng mọi chức năng của công việc kinh doanh. Thì trên thực tế, những ứng dụng không đòi hỏi chi phí như vậy có thể không thực sự hiệu quả và có thể gây tổn hao công sức cho doanh nghiệp sử dụng nó.
Sau đây là 5 lời khuyên giúp các doanh nghiệp có thể tránh một vài trở ngại lớn khi sử dụng những công cụ trực tuyến giá rẻ.
1. Không nên triển khai ứng dụng miễn phí một cách vội vã.
Ngay cả khi ứng dụng đó hoàn toàn hỗ trợ một chức năng cụ thể cho công việc kinh doanh, nó cũng không nên được triển khai một cách vội vàng. Hãy nhớ rằng bất cứ công cụ nào được sử dụng cũng sẽ tăng thêm độ phức tạp cho công ty của bạn. Vì vậy trước khi đổ xô triển khai một công cụ quản lý nào đó, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng những vấn đề có thể phát sinh, cả mặt tích cực cũng như tiêu cực. Sau đó mới nghĩ đến việc đầu tư vào một giải pháp được xem là tối ưu cho công việc kinh doanh, dù nó miễn phí hay là giá rẻ. Một bộ máy kinh doanh đơn giản sử dụng những phần mềm quản lý quá rắc rối và tỉ mỉ nhiều khi sẽ phản tác dụng và khiến cho hoạt động trở nên chậm chạp.
Các ứng dụng cơ bản như Gmail hay Zoho Documents đều có những yêu cầu cơ bản trong việc thiết lập, tuy nhiên lại mang lại hiệu suất cao nhất cho các doanh nghiệp.
2. Hiểu rõ những gì doanh nghiệp đang cần
Các chợ trực tuyến như GetApp, Google Marketplace hay Download Marketplace có thể giới thiệu hàng ngàn ứng dụng hữu ích cho việc kinh doanh, nhưng việc lựa chọn mua các công cụ kinh doanh tại đây không phải cách hiệu quả nhất.
Trước khi bạn chọn một ứng dụng, hãy tự hỏi “ Ứng dụng này sẽ phù hợp với doanh nghiệp ở khía cạnh cụ thể nào?” Khi đó bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc của mình và những gì thực sự cần thiết để chạy doanh nghiệp của mình. Một vài ứng dụng như Cacoo, Mockingbird sẽ đưa ra cho bạn những biểu đồ phân tích kinh doanh kỹ càng, giúp bạn chọn lựa được những quyết định kinh doanh đúng đắn nhất.
3. Đôi khi dùng ít công cụ lại mang lại kết quả to lớn hơn.
Không nên quá máy móc trong việc sử dụng các ứng dụng hỗ trợ cho việc kinh doanh. Có thể bạn đã từng dùng và tin tưởng và khả năng của một ứng dụng đơn giản bất kỳ nào đó, nhưng liệu nó có thể giúp bạn nâng gấp đôi năng suất không? Ngược lại việc sử dụng quá nhiều ứng dụng miễn phí từ nhiều nhà cung cấp khác nhau đôi khi lại mang đến sự rắc rối và xung đột trong việc quản lý hay sao lưu dữ liệu.
Khi sử dụng nhiều phần mềm khác nhau một lúc, bạn phải mất công quản lý các Account và Password để truy cập và sử dụng các hệ thống này. Điều tệ hại sẽ xảy ra khi doanh nghiệp muốn tích hợp và cập nhật các phần mềm cơ sở dữ liệu của các phần mềm này mới nhau. Chúng sẽ không tương thich và hàng đống lỗi kéo sẽ xảy ra.
Để đơn giản hóa mọi thứ, hãy sử dụng số lượng hợp lý các ứng dụng từ chung một nhà cung cấp hoặc có nhiều điểm tương đồng, để việc quản lý dữ liệu một cách tập trung và dễ dàng. Điều này cũng khiến các nhân viên trong một doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc truy cập và tiếp cận các ứng dụng này. Các doanh nghiệp nên chọn một dịch vụ trả phí có tính tương thích cao khi doanh nghiệp đã có doanh thu đáng kể, còn hơn là ở lại với các dịch vụ miễn phí rồi sau đó bỏ hàng đống thời gian để khắc phục sự cố.
4. Không nên ép buộc nhân viên phải sử dụng một ứng dụng mới
Đừng quá ngạc nhiên hay cáu giận nếu nhân viên của bạn từ chối sử dụng một công cụ doanh nghiệp mới. Đơn giản vì họ đã quá quen thuộc với những công cụ cũ, những thứ họ đã làm chủ hoàn toàn và có thể khai thác hết khả năng của chúng. Nếu phải thay đổi thói quen dù chỉ là một thay đổi nhỏ nhất, nhân viên của bạn có thể sẽ bối rối trong quá trình sử dụng, từ đó gây ra căng thẳng trong quá trình làm việc.
Chắc hẳn đã không ý người phải bực mình khi ngày nào cũng phải sử dụng các phần mềm doanh nghiệp gặp nhiều lỗi. Những công việc tưởng chừng đơn giản lại trở nên phúc tạp hóa. Việc phải sử dụng chúng trở thành một cực hình đối với các nhân viên trong một doanh nghiệp.
Chính vì thế, hãy cho các nhân viên của mình dùng thử hệ thống mới trong doanh nghiệp của mình, từ đó thu thập các ý kiến phản hồi về mức độ hiệu quả của nó cho doanh nghiệp và người dùng. Nếu những phản hồi là tiêu cực thì bạn có thể sớm loại bỏ một ứng dụng có thể sẽ là mầm mống cho các căng thẳng và sự khó chịu trong công ty, nếu như bạn tiếp tục bắt buộc nhân viên của mình sử dụng nó trong tương lai dài.
5. Tìm hiểu chi phí thực tế của một ứng dụng miễn phí
Một ứng dụng miễn phí thực sự không phải là không mất gì khi sử dụng nó. Ngay cả khi nó không mất tiền của bạn thì nó cũng đã lấy đi thứ quý giá nhất: đó là thời gian. Bạn sẽ mất thời gian học, làm quen với ứng dụng mới đó. Rồi thời gian để cài đặt và đào tạo nhân viên sử dụng, thời gian để xử lý hành chính, xử lý sự cố.
Để tính toán thời gian mà bạn và nhân viên đầu tư để triển khai một ứng dụng mới, mách nhỏ cho bạn: có thể sử dụng công cụ quản lý thời gian như Klok hay Toggl. Nếu sau khi đánh giá, công cụ mới này đó không đạt hiệu quả về mặt thời gian thì bạn nên lựa chọn các phương án khác mang lại nhiều hiệu quả hơn.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét